Boulangerie à Saint-Jean-de-Luz, garage à Mauléon, agence à Anglet : dès le premier salarié, l'entreprise doit proposer une mutuelle. Beaucoup de dirigeants l'ont mise en place un jour, puis n'y ont plus touché. Or la loi ne se contente pas d'un contrat signé. Voici les cinq obligations à vérifier, simplement, une par une.
1. Couvrir tous les salariés
Depuis le 1er janvier 2016, la mutuelle d'entreprise est obligatoire pour tous les salariés du privé, quelle que soit la taille de l'entreprise. Cela vise :
- les CDI comme les CDD, y compris les contrats de quelques semaines ;
- les temps partiels ;
- les saisonniers embauchés pour l'été sur la côte ou pour l'hiver dans les villages de montagne ;
- les apprentis, sauf s'ils demandent une dispense prévue par les textes.
Vous pouvez distinguer des catégories de personnel (cadres et non-cadres, par exemple), mais seulement selon des critères objectifs. Écarter un salarié « parce qu'il est là pour peu de temps » ne fait pas partie des critères admis.
2. Payer au moins la moitié de la cotisation
L'employeur prend en charge au moins 50 % de la cotisation de la couverture de base, appelée le socle. Il peut aller au-delà, et beaucoup le font pour attirer ou garder leurs équipes. Les options que le salarié choisit en plus, ou la couverture de sa famille si elle reste facultative, peuvent en revanche rester à sa charge. Vérifiez aussi votre convention collective : certaines branches prévoient une part employeur plus élevée ou des garanties minimales plus larges que la loi.
3. Mettre la mutuelle en place par écrit
Un contrat d'assurance seul ne suffit pas. La mutuelle doit reposer sur un acte juridique : un accord collectif, un référendum dans l'entreprise, ou, dans la grande majorité des petites entreprises, une décision unilatérale de l'employeur (on parle de DUE). Ce document précise qui est couvert, la répartition de la cotisation et les cas de dispense. Il doit être remis à chaque salarié, avec la notice de l'assureur qui décrit les garanties. Notre guide pour rédiger une DUE détaille la marche à suivre.
4. Gérer correctement les dispenses
Certains salariés peuvent refuser la mutuelle : ceux déjà couverts par la mutuelle obligatoire de leur conjoint, les bénéficiaires de la complémentaire santé solidaire, certains CDD courts ou temps partiels, par exemple. Mais la dispense obéit à des règles strictes :
- c'est le salarié qui la demande, par écrit, jamais l'employeur qui la propose d'office ;
- il fournit un justificatif, et le renouvelle chaque année quand c'est nécessaire ;
- vous conservez ces documents dans son dossier.
Une dispense sans écrit ni justificatif est considérée comme inexistante. La liste complète des cas admis est dans notre guide des dispenses autorisées.
5. Organiser la portabilité au départ
Quand un salarié quitte l'entreprise et a droit au chômage, il garde gratuitement sa mutuelle (et sa prévoyance) pendant la durée de son dernier contrat, dans la limite de 12 mois. C'est la portabilité. L'employeur doit :
- la mentionner dans le certificat de travail ;
- signaler le départ à l'assureur rapidement ;
- informer le salarié de ses droits.
Dans les entreprises qui tournent avec la saison, de Biarritz à Hendaye, c'est un point à prévoir dès septembre, au moment où les contrats se terminent.
Et la prévoyance ?
La mutuelle rembourse les frais de santé. La prévoyance, elle, protège les revenus et la famille en cas d'arrêt de travail, d'invalidité ou de décès. Elle n'est pas obligatoire pour tous les salariés par la loi, mais elle l'est pour les cadres (1,50 % de la tranche A à la charge de l'employeur) et souvent pour l'ensemble du personnel selon la convention collective. Les deux sujets méritent d'être revus ensemble.
Pour aller plus loin, notre guide des obligations de l'employeur reprend ces règles en détail. Et si vous voulez un avis extérieur, le cabinet WealthWise Conseil, derrière la marque Txapela, relit gratuitement votre contrat et vos documents : il suffit de demander une demande d'étude gratuite.